【康正评估】观点 | 新修订的《民事证据规定》支持评估档案电子化

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作者:梁津、刘俊财、成东辉

最高人民法院于2019年12月25日发布了修订后的《最高人民法院关于民事诉讼证据的若干规定》(以下简称《民事证据规定》)。完善电子数据证据规则是修订的亮点之一。

一、电子数据具有证据效力

《民事证据规定》第十四条“ 电子数据包括下列信息、电子文件:(一)网页、博客、微博客等网络平台发布的信息;(二)手机短信、电子邮件、即时通信、通讯群组等网络应用服务的通信信息;(三)用户注册信息、身份认证信息、电子交易记录、通信记录、登录日志等信息;(四)文档、图片、音频、视频、数字证书、计算机程序等电子文件;(五)其他以数字化形式存储、处理、传输的能够证明案件事实的信息。”本条是对2012年修改后的《民事诉讼法》关于电子数据规定的延续和专门规定。《民事诉讼法》(2012修正)在证据种类中新增了“电子数据”这一新的证据种类,档案证据也正式吸收了电子档案的加入,这不仅增加了其可发挥凭证作用的范围,也提升了档案证据在民事审判中的重要性。

电子数据证据进入《民事诉讼法》、《民事证据规定》并被承认具备相应证据效力,支持了评估档案采用电子数据形式。

二、评估存档的要求与特点

《资产评估法》第二十九条规定:“评估档案的保存期限不少于十五年,属于法定评估业务的,保存期限不少于三十年”。

评估档案是评估业务中形成的文字、图表、声像等不同形式的记录。档案的原始记录性质,赋予档案重要的证明价值。保存评估档案,对于了解评估业务的委托过程、权利义务关系、评估技术过程具有重要的证明作用,可以为行政监管、行业自律、双方及与第三方的司法纠纷提供重要的事实依据。因此,保管评估档案的重要性不言而喻。

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目前,评估档案的主要内容包括评估委托书、现场勘查记录、评估所依据的各类权属证书、财务信息、过程测算表、估价报告草稿、正式评估报告(含签字盖章)等,且多以纸质形式存放。纸质档案符合档案的原始记录性质的要求。但对于评估机构来说,纸质档案保存面临以下问题:一是存放空间需要支付相当成本;二是纸质档案存放15—30年,也需要耗费相当的资源和管理成本;三是查阅并不方便。因此,为符合资产评估法的要求保管纸质档案,但其占用大量成本和资源,不易保管和不易查询的缺点是显而易见的。

三、评估档案采用电子数据方式的可能及要求

评估行业发展到今天,既是法治的时代,也是信息技术飞跃的时代,互联网、大数据、移动终端已经广泛应用在评估领域,从技术层面,完全可以实现由纸质时代发展到电子时代,电子数据在不动产登记中已有应用的先例,《不动产登记暂行条例》第九条规定,不动产登记簿应当采用电子介质。

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《民事证据规定》为评估档案采用电子数据形式提供了法律依据。电子数据具有自动生成、易存储、易查询的特点,同时也存在被修改、意外损毁、复制传播泄露商业机密的风险,最为重要的是,保证电子数据原始记录的性质,即原始性和真实性的问题,才能实现电子数据起到档案的作用和证据的效力。

1.《民事证据规定》对于电子数据原始性的要求:

第十五条第二款规定,当事人以电子数据作为证据的,应当提供原件。电子数据的制作者制作的与原件一致的副本,或者直接来源于电子数据的打印件或其他可以显示、识别的输出介质,视为电子数据的原件。

第二十三条规定,人民法院调查收集视听资料、电子数据,应当要求被调查人提供原始载体。

2. 《民事证据规定》对于电子数据真实性的要求

第九十条规定,存有疑点的视听资料、电子数据,不能单独作为认定案件事实的根据:

第九十三条 人民法院对于电子数据的真实性,应当结合下列因素综合判断:

(一)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否完整、可靠;

(二)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否处于正常运行状态,或者不处于正常运行状态时对电子数据的生成、存储、传输是否有影响;

(三)电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境是否具备有效的防止出错的监测、核查手段;

(四)电子数据是否被完整地保存、传输、提取,保存、传输、提取的方法是否可靠;

(五)电子数据是否在正常的往来活动中形成和存储;

(六)保存、传输、提取电子数据的主体是否适当;

(七)影响电子数据完整性和可靠性的其他因素。

第九十四条 电子数据存在下列情形的,人民法院可以确认其真实性,但有足以反驳的相反证据的除外:

(一)由当事人提交或者保管的于己不利的电子数据;

(二)由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供或者确认的;

(三)在正常业务活动中形成的;

(四)以档案管理方式保管的;

(五)以当事人约定的方式保存、传输、提取的。

电子数据的内容经公证机关公证的,人民法院应当确认其真实性,但有相反证据足以推翻的除外。

因此,依照《民事证据规定》对于电子数据原始性、真实性的要求,评估行业以电子数据形式保存评估档案,应该按照《档案法》《资产评估法》《民事诉讼法》等法规的要求,通过信息技术对于原始电子数据进行加密标记处理,以证明提供的电子数据的原始性和真实性。

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四、建设评估存档电子化系统的构想

电子数据形式的评估档案在法庭上能被认可,应该具有最高的效力,由于目前尚无关于评估档案电子化的统一标准,根据《民事证据规定》,建议行业制定电子数据的存档标准,而存档应该是整个评估系统的重要组成部分,从评估程序的开端,即采集各个环节的原始数据,并通过数据加密等技术,记录对于原始数据的修改、复制、传输过程,保证电子数据的原始性、真实性,系统的设计应该符合《民事证据规定》的要求:

1.电子数据的生成、存储、传输所依赖的计算机系统的硬件、软件环境完整、可靠、正常运行,且具备监测、核查手段;

2.电子数据被完整地保存、传输、提取,保存、传输、提取的方法可靠;

3.电子数据是在正常的往来活动中形成和存储;

4.保存、传输、提取电子数据的主体适当;

5.可以由记录和保存电子数据的中立第三方平台提供。

6.可靠的电子数据备份措施;

7.有效的防范电子数据被恶意复制传输泄露客户商业机密的技术手段。

完全有理由相信,随着《民事证据规定》的实施,随着行业存档规范的完善,评估行业将原来用于纸质存档的部分成本投入电子数据存档的研发,迎来电子化存档指日可待。

2019年12月31日